La normativa in materia
L'art. 1130 c. 6 c.c. sancisce che l'amministratore deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili che hanno omesso tale formalità.
A cosa serve il registro anagrafe e sicurezza
Il Registro Anagrafe e Sicurezza (chiamato per brevità RAS) oltre a contenere come detto i nominativi, definisce, nel contesto delle responsabilità specifiche dell'amministratore, ogni aspetto riguardante la gestione della conservazione delle parti comuni di un edificio.
Esso consente, quindi, la pianificazione e l'organizzazione della manutenzione programmata degli spazi e degli impianti condivisi. Si tratta di un documento che deve essere costantemente aggiornato e risulta quindi fondamentale per l'amministratore al fine di individuare gli adempimenti necessari per garantire sia la sicurezza che l'adempimento agli obblighi legali (anche futuri).
Come si redige il RAS?
Nella compilazione del registro, come detto vitale per il corretto funzionamento del condominio, sussistono tre fasi fondamentali che guidano la corretta elaborazione:
La prima è l'identificazione del rischio, quale momento in cui l'amministratore, tramite l'assistenza di un tecnico specializzato, conduce sopralluoghi fisici per individuare i punti che presentano delle criticità, come ad esempio le tubazioni di acqua e gas oppure la tenuta della copertura o della facciata.
In seguito si passa alla valutazione del rischio, da eseguirsi per iscritto, ove oltre all'esame degli interventi da attuare nell'immediato si passa a quelli programmati per il futuro.
Infine si arriva alla fase operativa di gestione della criticità. In questa fase, è essenziale aggiornare i certificati relativi agli impianti e agli spazi comuni, stabilire procedure operative per adeguare gli impianti alle normative in vigore, assicurare che ci sia accordo tra amministratore e condomini riguardo alle criticità individuate, registrare i verbali delle assemblee contenenti decisioni relative ai punti critici e annotare i miglioramenti nel tempo derivanti dalle valutazioni e dagli interventi effettuati.
Attenzione a non confondere il documento di cui si sta parlando con il diverso “documento di valutazione dei rischi”, da redigere in presenza di lavoratori dipendenti.
Come si relaziona il RAS con il diritto alla privacy?
Il Registro delle Informazioni di Sicurezza include naturalmente i dati personali dei condomini che permettono la loro identificazione diretta o indiretta, come nomi, cognomi, codici fiscali, e informazioni catastali, che l'amministratore può utilizzare legittimamente per lo svolgimento del suo mandato.
Gestisce, quindi, una serie di dati definiti esplicitamente nel GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) 2016/679 dell'Unione Europea come sensibili per cui occorre procedere con dovuta cautela.
Ad esempio, se vengono effettuati lavori per inserire un videocitofono in quanto presente all'interno del condominio una persona non udente, a causa delle condizioni di salute di tale residente, è necessario allegare al RAS un registro separato dei trattamenti, contenente la manifestazione espressa del consenso del titolare.
Tutti questi dati devono essere inseriti nel RAS in modo da specificare chiaramente la natura del dato trattato, la sua portata, il contesto e le finalità del trattamento.