L’informatizzazione dei servizi, sempre più capillare, con la creazione di piattaforme on line accessibili da utenti esterni mediante accreditamento, risponde alla necessità di snellire e velocizzare qualsiasi operazione che non richieda un contatto diretto con un operatore, come la consultazione di documenti e lo scambio di informazioni.
Tale possibilità, che ormai interessa pressocchè tutti i settori privati e della pubblica amministrazione, è prevista anche per la gestione dei condomìni da parte degli amministratori, che, in molti casi, predispongono un sito internet cui possono accedere i condomini e, eventualmente, terzi interessati, come fornitori e consulenti.
RIFORMA DEL CONDOMINIO
Ricordiamo che la riforma del condominio, introdotta dalla legge 220/2012, ha innovato sensibilmente la materia, introducendo importanti novità, tra cui la modifica dell’art. 1129 del codice civile, riguardante la nomina e la revoca dell’amministratore e gli obblighi cui è tenuto nell’esercizio delle proprie funzioni.
In particolare, l’amministratore nominato dall’assemblea, contestualmente all’accettazione dell’incarico, deve fornire i propri dati anagrafici, professionali, indicare i luoghi di tenuta delle scritture contabili del condominio; egli, inoltre, è tenuto al rispetto di specifici obblighi, quali la presentazione di una polizza individuale di assicurazione per la responsabilità civile per gli atti compiuti nell’esercizio del suo mandato e l’apertura di un conto corrente intestato al condominio, da utilizzare nel corso della gestione.
Gli obblighi amministrativi, contabili e fiscali dell’amministratore e, di conseguenza, anche le sue responsabilità in caso d’inadempimento sono stati ampliati dalla riforma del condominio, che ha esteso i casi in cui, per gravi irregolarità, può essere revocato dall’assemblea dei condomini.
OBBLIGHI RELATIVI AI DOCUMENTI
Tra queste ipotesi, elencate all’art. 1129 c.c., è compresa l'inottemperanza agli obblighi di tenuta dei registri condominiali, dei verbali assembleari e dei registri contabili ed all’obbligo di fornire al condomino richiedente la documentazione relativa alle spese ed oneri condominiali.
Per far fronte a tali adempimenti può essere utile la creazione del sito internet del condominio, dove l’amministratore può caricare tutta la documentazione, contabile e amministrativa, consultabile on line da ciascun condomino.
CREAZIONE DEL SITO WEB
A tal proposito l’art. 71 ter delle disposizioni di attuazione del codice civile prevede che, su delibera dell’assemblea di condominio, adottata con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio, al fine di permettere ai condomini ed a chi ne ha diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti, ponendo le relative spese a carico del condominio.
L’accesso al portale del condominio viene consentito previa registrazione sul sito del singolo condomino, il quale ha diritto a ricevere delle credenziali personali, per poter esaminare anche la propria situazione contabile.
Tale nuova forma di gestione dell’attività condominiale - che, come detto, diventa un obbligo dell’amministratore in presenza di una delibera che ne disponga l’adozione – agevola entrambe le parti, in quanto consente ai condomini di accelerare le fasi di consultazione dei documenti, come bilanci, rendiconti e verbali di assemblea, ed all’amministratore di assicurare alla sua gestione trasparenza e correttezza professionale.